104 heures gagnées par mois : comment Faktory a automatisé la signature de ses feuilles d'heures.
Faktory, groupe alsacien de bars, restaurants et hôtels, gère plus de 15 établissements et plus de 400 salariés. Chaque semaine, la loi impose de faire signer manuellement les feuilles d'heures de chaque salarié.
La situation de départ
Faktory, groupe alsacien de bars, restaurants et hôtels, gère plus de 15 établissements en Alsace et plus de 400 salariés. Chaque semaine, la loi impose de faire signer manuellement les feuilles d'heures de chaque salarié. Malgré l'embauche d'une personne à mi-temps dédiée à cette tâche, la direction a vite constaté que cette méthode manuelle ralentissait toute la gestion RH.
« On passait un temps fou à récupérer des signatures. Ce n'était plus viable à cette échelle. »
Le vrai problème
- Des centaines de feuilles à imprimer, signer, scanner et classer chaque semaine, à l'échelle de 400 salariés.
- Une personne à mi-temps entièrement dédiée à cette tâche, sans que ce soit suffisant.
- Des oublis et des retards qui rendaient la situation intenable pour les équipes RH.
Ce qu'on a mis en place
- L'automatisation complète de l'envoi des feuilles d'heures à signer chaque semaine, via n8n et DocuSeal.
- La signature électronique légale pour chaque salarié, avec centralisation de tous les documents signés dans un espace sécurisé.
- Des relances automatiques, remplaçant les relances manuelles.
- Une extension du système à la signature des contrats et avenants (changements d'horaires), avec lecture automatique du PDF pour identifier le salarié concerné.
Le chiffre qui claque
« C'est simple : on a divisé par 10 le temps passé sur les signatures. Et on a enfin de la visibilité sur tout le processus RH. »
Vous vous reconnaissez dans cette situation ?
On peut regarder ensemble ce qui bloque chez vous, et si un outil comme Odoo (ou une automatisation sur-mesure) peut vraiment vous aider.
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