341 h par mois : comment KS Aménagement a arrêté de piloter ses chantiers sur Excel.

La situation de départ

Chez KS Aménagement, société de rénovation immobilière basée en Alsace, chaque chargé d'affaires gérait son activité avec son propre fichier Excel : un pour le planning de chantier, un pour le chiffrage, un pour le suivi client. Ces fichiers vivaient sur l'ordinateur de chacun. Dès qu'un collaborateur partait en congés ou changeait de poste, son suivi de chantier partait avec lui, et personne d'autre ne pouvait reprendre la main facilement.

Le vrai problème

• 3 heures par semaine et par chargé d'affaires, rien que pour mettre à jour le planning chantier et suivre les indicateurs des projets (avancement, facturation, objectif de CA, prévisionnel).
• Aucune vision d'ensemble pour la direction : impossible de savoir en un coup d'œil où en était chaque chantier, ni si les objectifs de facturation étaient tenus.
• Un suivi commercial dispersé : les demandes entrantes depuis le site n'étaient pas automatiquement rattachées à la bonne personne.

Ce qu'on a mis en place

• Notion comme colonne vertébrale : suivi des prospects et clients, des chantiers, des objectifs de facturation et de production des chargés d'affaires et des conducteurs de travaux, de la facturation, et du statut des devis.
• Cognito Forms connecté au site web : chaque formulaire de contact crée automatiquement une opportunité dans Notion et l'assigne à la bonne personne.
• n8n pour automatiser l'import des devis, des factures et des tâches de projet, et pour faire le lien entre Cognito Forms et Notion.
• Superset pour un tableau de bord détaillé, avec les indicateurs financiers et de production en temps réel.

Le chiffre qui claque